SOP (Standard Operating Procedure) là gì và vai trò của nó trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh là gì? Một mẫu SOP chuẩn có cấu trúc như thế nào? Và trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ thuốc, quy trình thao tác nào quan trọng? Hãy cùng Ong Vò Vẽ khám phá thông tin chi tiết về mẫu SOP chuẩn trong bài viết dưới đây nhé!
Công dụng và ý nghĩa của mẫu SOP trong quản lý kinh doanh
SOP là viết tắt của "Standard Operating Procedure" hoặc "Quy trình thao tác chuẩn". Một mẫu SOP chuẩn bao gồm các hướng dẫn chi tiết và rõ ràng về cách thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc diễn ra một cách hiệu quả, nhanh chóng và khoa học, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh.
SOP có tầm quan trọng lớn đối với mọi loại hình kinh doanh, không phân biệt quy mô. Bất kể bạn làm kinh doanh siêu nhỏ, nhỏ, vừa hoặc lớn, SOP giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Điều này đặc biệt hữu ích cho nhân viên mới hoặc những người thiếu kinh nghiệm, giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.
Các bước quan trọng để tạo một mẫu SOP hiệu quả
SOP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng để nó có thể thực sự hữu ích, cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình trong SOP đều đúng và phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Dưới đây là 7 bước cơ bản để xây dựng một mẫu SOP chuẩn và hiệu quả:
Bước 1: Định rõ mục tiêu
Mặc dù mục tiêu tổng thể của việc tạo SOP là đảm bảo sự thống nhất trong nhóm làm việc, mỗi quy trình cụ thể cần phải có mục tiêu riêng biệt. Hãy xem xét mục đích cuối cùng của bạn như là kết quả lý tưởng cho quy trình đó - ví dụ: hướng dẫn nhân viên về cách xử lý thanh toán trong giao dịch mua hàng của khách hàng.
Ngoài ra, hãy xem xét tại sao việc có SOP là quan trọng. Có thể do nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc hiểu rõ quy trình hoặc việc tuân thủ các bước cụ thể là điều quan trọng. Xác định mục tiêu rõ ràng này có thể giúp bạn tập trung và làm sâu sắc hơn khi bắt đầu quá trình viết mẫu quy trình chuẩn (SOP)
Bước 2: Xác định đối tượng sử dụng
Tiếp theo, hãy xác định rõ ai sẽ sử dụng quy trình chuẩn SOP mà bạn đang viết. Đối tượng sử dụng này là ai? Đừng chỉ xem xét ai sẽ thực hiện phần lớn công việc. Hãy tạo danh sách tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào quy trình từ đầu đến cuối (kể cả những người có trách nhiệm tối thiểu).
SOP của bạn cần thu hút cả những người mới tham gia nhóm và những người có kinh nghiệm. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải hiểu họ cần bao nhiêu hướng dẫn hoặc chỉ dẫn. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn cung cấp đủ thông tin chi tiết mà không làm cho người đọc bị quá tải bởi thông tin không cần thiết.
Ngoài ra, hãy hiểu cách các thành viên trong nhóm làm việc và cách họ tiếp cận SOP trong công việc hàng ngày. Họ sẽ sử dụng hướng dẫn trên thiết bị di động hay in ấn để tham khảo tại nơi làm việc?
Hiểu rõ cách nhân viên của bạn sẽ tương tác với SOP mà bạn tạo sẽ ảnh hưởng đến các quyết định trong quá trình viết SOP. Tuy nhiên, trong bước này, tập trung vào việc xác định đối tượng sử dụng và môi trường làm việc của họ
Bước 3: Kiểm tra quy trình công việc hiện tại
Trừ khi bạn đang xây dựng một quy trình hoàn toàn mới, nhóm của bạn đã thực hiện một loạt các bước cụ thể để hoàn thành công việc (cho dù có thể không đúng cách). Trước khi bắt đầu viết SOP của mình, quá trình kiểm tra lại quy trình công việc hiện tại là cần thiết.
Yêu cầu các nhân viên hiện tại đảm nhận trách nhiệm ghi lại chính xác các hoạt động mà họ thực hiện để hoàn thành công việc. Trò chuyện với họ về những gì đang hoạt động, những gì không hoạt động và những cải tiến nào họ nghĩ rằng có thể làm cho công việc hiệu quả và năng suất hơn. Bạn có thể thực hiện các điều chỉnh nào để đáp ứng cả nhu cầu của nhân viên và nhu cầu của tổ chức?
Sau đó, xem xét các quy trình hiện tại của bạn từ góc độ tuân thủ và an toàn. Bạn đã thực hiện đủ các biện pháp để tuân thủ các tiêu chuẩn quy định hoặc tiêu chuẩn nội bộ chưa? Có cơ hội để cải thiện mức độ an toàn cho nhân viên không?
Bước 4: Xác định phạm vi
Đôi khi, trong quá trình viết SOP, một bản hướng dẫn duy nhất không đủ để đảm bảo hiệu quả. Nếu nhiều thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm cho các phần khác nhau của quy trình hoặc một số nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi quy trình chính có thể bắt đầu, có thể cần tạo một loạt các SOP riêng biệt.
Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ phạm vi của SOP bạn đang tạo. Khi nào một quy trình kết thúc và quy trình tiếp theo bắt đầu? Nhân viên có thể dễ dàng xác định rằng một nhiệm vụ đã hoàn thành ở đâu?
Bạn cũng có thể nhận thấy rằng một quy trình cần nhiều SOP, mỗi SOP dành cho từng cá nhân hoặc bộ phận tham gia vào quy trình. Tách biệt các SOP dựa trên người sử dụng cuối có thể giúp tập trung và tránh hiểu nhầm về ai phải thực hiện nhiệm vụ gì.
Nếu bạn thấy rằng quy trình của bạn thực sự cần nhiều SOP, hãy thiết lập một kế hoạch về cách nhân viên chuyển từ quy trình này sang quy trình khác. Xây dựng một bản đồ trước khi viết có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.
Bước 5: Lựa chọn định dạng
Có ba loại định dạng cho SOP, bao gồm từng bước, phân cấp và sơ đồ. Dựa trên hiểu biết về đối tượng đọc và người sử dụng cuối, bạn cần xem xét định dạng nào là phù hợp nhất để đảm bảo họ có thể nhanh chóng và dễ dàng tiếp thu thông tin.
Nếu nhân viên của bạn có khuynh hướng học bằng cách trực quan hoặc SOP của bạn sẽ được sử dụng trong môi trường làm việc bận rộn (nghĩa là họ cần có thể đọc hướng dẫn mà không cần dừng lại để xem hình ảnh hoặc đọc mô tả chi tiết), bạn có thể muốn xem xét sử dụng đồ họa hoặc hình ảnh để minh họa mỗi bước. Ngược lại, nếu SOP của bạn phức tạp và yêu cầu mô tả chi tiết từng bước, bạn có thể ưa thích lựa chọn định dạng văn bản.
Bước 6: Viết quy trình trong sop
Dựa trên tất cả thông tin bạn đã thu thập, tiến hành viết quy trình trong SOP của bạn. Mỗi quy trình cần được trình bày một cách chi tiết, nhưng cũng cần tránh việc đi quá sâu vào các điểm hoặc thông tin không cần thiết. Hãy tránh việc sử dụng mô tả chung chung. Ví dụ, thay vì viết "gửi email xác nhận," hãy viết "gửi email xác nhận cùng với hóa đơn, bao gồm thông tin chi tiết về từng khoản, ngày xử lý, thông tin thanh toán và số đơn đặt hàng."
Đánh bại càng ít thuật ngữ chuyên ngành càng tốt. Mục tiêu là để cho mọi nhân viên, bất kể trình độ kinh nghiệm hoặc đào tạo, đều có thể hiểu và tuân theo SOP của bạn. Loại bỏ bất kỳ ngôn ngữ hoặc mô tả nào có thể đòi hỏi kiến thức chuyên môn hoặc giải thích.
Cuối cùng, viết các bước bằng giọng văn tích cực. Sử dụng ngôn ngữ thúc đẩy hành động có thể giúp tạo ra hướng dẫn rõ ràng, không gây nhầm lẫn về những gì cần phải thực hiện
Không phải mọi SOP đều đem lại hiệu suất tốt. Chỉ có những mẫu SOP chuẩn và được đánh giá cao bởi người thực hiện mới có thể tạo ra hiệu suất làm việc cao. Do đó, người quản lý cần nhớ và thực hiện các bước cơ bản để xây dựng một Quy trình thao tác chuẩn
